各区（县）水务局、市水务建设工程安全质量监督站：

为了进一步加强水务建设工程安全质量行政执法卷宗装订管理，规范水务安全质量行政执法行为，严格依法行政，我局制定了《上海市水务建设工程安全质量行政执法卷宗装订管理规定》，现予印发，自2016年6月1日起施行，请认真遵照执行。

特此通知。

上海市水务局

2016年5月17日

上海市水务建设工程安全质量行政执法卷宗装订管理规定

第一条（目的）

为了进一步加强水务建设工程安全质量行政执法卷宗装订管理，规范水务安全质量行政执法行为，严格依法行政，结合本市实际，制定本规定。

第二条（适用范围）

本规定适用于本市水务建设工程安全质量行政执法（以下简称水务工程执法）卷宗装订的管理。

第三条（监督和管理机构）

上海市水务局（以下简称市水务局）负责本市水务工程执法卷宗装订的监督管理；区（县）水务局按照执法权限负责本行政区域内水务工程执法卷宗装订的监督管理。

市水务建设工程安全质量监督中心站（以下简称市安质监中心站）、区（县）水务建设工程安全质量监督站（以下简称区（县）安质监站）负责水务工程执法卷宗的具体装订工作。

第四条（立卷原则）

水务工程执法应当制作行政执法卷宗，并且做到一案一卷，按时装订集中归档。

行政执法卷宗所采用的文书材料应当客观、真实，如实反映案件查处的全过程。

第五条（立卷责任人）

水务工程执法卷宗的立卷归档工作由水务建设工程安全质量执法机构的专职人员负责装订。

第六条（立卷要求）

归入水务工程执法卷宗的法律文书及相关材料，应当按照市水务局制定的法律文书样式和规范要求制作。

水务工程执法卷宗应当按照规定的顺序装订，卷宗应当整洁，材料成页，正、副卷归卷正确。

第七条（正卷装订顺序）

水务工程执法卷宗的正卷装订顺序如下：

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

卷内目录在卷宗装订时制作，按卷宗材料装订顺序排列序号、文件名称、页次；

（三）立案审批表

（四）当事人身份证明材料

1、法人或组织：组织机构代码证和企业营业执照的副本及法人或组织的其他有效证明文件的复印件、法定代表人（负责人）身份证明

2、个人：身份证或其它证明身份的有效证件

3、委托书：单一事项委托书装订在委托事项的前一页

4、代理人的身份证或其它证明身份有效证件

（五）三告知书

（六）调查取证（证据）类材料

1、询问笔录

2、现场检查笔录、现场勘验图

3、检测、检验、鉴定材料

4、取证照片

5、当事人、证人、其他相关单位或人员提供的与案件有关的材料

6、其他证据材料

7、询问通知书

8、当事人为单位的，提供中标通知书及建设工程合同；当事人为个人的，提供与工程相关的劳动关系证明材料。

9、证据材料接收单或者有关工作记录

同类调查取证材料按证据材料收集或形成的时间先后顺序装订

（七）先行登记保存、实施行政强制措施文书及相关材料

（八）责令停止违法行为通知书、责令改正通知书

不发责令停止违法行为通知书、责令改正通知书，应制作工作记录；

（九）行政处罚事先告知书或行政处罚听证告知书

一般程序：陈述与申辩笔录及相关材料

听证程序：听证申请材料、行政处罚听证通知书、听证笔录及其他涉及听证的相关材料

放弃陈述与申辩或听证、逾期未进行陈述与申辩或听证，应制作工作记录。

（十）行政处罚决定书

（十一）行政复议或行政诉讼相关材料

（十二）延期(分期)缴纳罚款批准书

（十三）行政强制执行文书及相关材料

（十四）代收罚没款收据及当事人整改材料

按缴纳罚款和整改材料形成或核实的时间先后顺序装订

（十五）结案审批表

（十六）备考表

卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。

“本卷情况说明”栏内填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；“立卷人”栏由立卷人签字；“检查人”栏由档案管理人员签字；“立卷日期”栏填写立卷完成的日期。

（十七）其他材料

1、工作记录按所要反映的案件事实或案件程序的顺序归于卷宗相关处；

2、送达回证装订在所送达的法律文书的后一页；

第八条（副卷装订顺序）

水务工程执法卷宗的副卷装订顺序如下：

（一）卷宗封面

（二）卷内目录

（三）涉及案件来源的相关材料（整改指令单、检查记录、举报受理等记录表）

（四）整改回复报告

（五）先行登记保存、行政强制措施审批相关材料

（六）案件调查终结报告、案件调查终结报告审批流转单及相关审理材料

相关审理材料包括审理委员会案件审理会议纪要等，按材料形成的时间先后顺序装订。）

（七）行政处罚决定审批表及相关审理材料

（八）延期(分期)缴纳罚款审批表

（九）行政强制执行审批相关材料

（十）有关案件查处的其他请示、报告、批复（审批）或不宜公开的工作记录及相关材料等（按材料形成或收集的时间先后顺序装订。）

（十一）案件告知单

（十二）备考表

第九条（相同材料处置）

卷宗中内容相同的材料一般留存一份，并去除重复的材料，但有相关单位或部门负责人批注的除外。为备日后查考，可根据需要将重复的材料保留1至3份夹在已装订的卷宗内。

第十条（实物证据处置）

不能附卷归档的实物证据，立卷人可将证据的照片附卷归档，并记载该证据的名称、数量、规格、特征、保管处所等信息。

随卷归档的录音带、光盘等声像文件，应在每盘磁带、光盘上注明当事人姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。

第十一条（材料编码）

卷宗中的文书和材料经按序排列后，应使用阿拉伯数字逐页编码。页码位置正面在右上角。

卷宗封面、卷内目录、备考表、卷底、无字页不编页码。

第十二条（装订要求）

卷宗装订前应进一步整理，对破损的材料应修补或复制，复制件排列在原件后面。文件用纸以A4纸为标准，大于A4纸的应剪裁或折迭，小于A4纸的应贴衬，订口处有字迹的应粘衬边。

第十三条（保管期限）

依据有关档案管理的要求，水务工程执法卷宗保管期限为永久保存。

第十四条（检查和考核）

市和区（县）水务局应当定期或者不定期地对行政执法卷宗进行检查或者抽查，检查或者抽查的结论作为年度行政执法考核依据。

第十五条（施行日期）

本规定自2016年6月1日起施行。